Unternimmt ein Mitarbeiter im Auftrag seines Arbeitgebers eine Dienstreise innerhalb Belgiens, kann der Arbeitgeber die dabei anfallenden Kosten pauschal erstatten. Bei Vorliegen aller Voraussetzungen gelten diese Erstattungen als arbeitgeberspezifische Kosten — mit der Folge, dass sie steuer- und sozialversicherungsfrei sind.

Tagespauschale für Verpflegungskosten: Aktuelle Beträge

Für Dienstreisen innerhalb Belgiens von mindestens sechs Stunden kann der Arbeitgeber eine steuerfreie Tagespauschale für Verpflegungskosten gewähren. Die belgische Steuerverwaltung hat die Beträge zuletzt zum 1. März 2026 wie folgt angehoben (Circ. 2026/C/35, 05.03.2026):

• März 2025: € 21,22 pro Tag
• ab 01.03.2026: € 21,64 pro Tag

Voraussetzungen für die Tagespauschale:

• Die Reise dauert mindestens 6 Stunden
• Die Mahlzeitenkosten wurden weder vom Arbeitgeber noch von einem Dritten getragen
• Die Verpflegungskosten werden nicht auf andere Weise gedeckt (z. B. Mahlzeitenschecks)

Monatspauschale für Verpflegungskosten

Ist ein Mitarbeiter oder Geschäftsführer regelmäßig beruflich unterwegs, können die Verpflegungskosten auch im Wege einer Monatspauschale erstattet werden. In diesem Fall entfällt die Mindestvoraussetzung von sechs Stunden.

• seit März 2025: € 339,52 pro Monat
• ab 01.03.2026: € 346,24 pro Monat

Übernachtungspauschale Belgien 2026

Muss ein Mitarbeiter innerhalb Belgiens übernachten, kann entweder die tatsächliche Hotelrechnung erstattet oder eine steuerfreie Übernachtungspauschale gewährt werden, wie folgt:

• seit März 2025: € 159,17 pro Nacht
• ab 01.03.2026: € 162,35 pro Nacht

Sozialversicherung: Abweichende Pauschalsätze beachten

Die belgische Sozialversicherung (RSZ/ONSS) erkennt die Pauschalsätze der Steuerverwaltung teils nicht an und arbeitet mit eigenen, niedrigeren Beträgen wie z. Bsp. im Falle der:

• Tagespauschale (Verpflegung): € 19,00 pro Tag bzw. der
• Übernachtungspauschale: € 35,00 pro Nacht

Um Probleme mit der Sozialversicherung zu vermeiden, sollten Arbeitgeber für Mitarbeiter die Tagespauschale auf € 19,00 begrenzen. Alternativ können auch die tatsächlichen Kosten erstattet werden.

Für Rückfragen zu Dienstreisepauschalen in Belgien oder zur korrekten Umsetzung in Ihrem Unternehmen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Stand: März 2026